1. Schnellentscheidung: fünf Fragen vor jeder Systemregel
Beginnen Sie beim Rechtsträger, nicht beim Rechnungslayout. Erstens: Welche Gesellschaft schließt den Vertrag, liefert und stellt die Rechnung? Zweitens: Ist genau diese Gesellschaft in Frankreich niedergelassen oder könnte sie dort über eine feste Niederlassung verfügen? Drittens: Welche französischen TVA- beziehungsweise USt-Registrierungen nutzt sie? Viertens: Ist Kunde oder Lieferant in Frankreich ansässig und umsatzsteuerpflichtig, im Ausland ansässig oder nicht steuerpflichtig? Fünftens: Handelt es sich um Ware, Dienstleistung, Kauf, Verkauf oder Zahlung und wo liegt der steuerliche Bezug? Nach der offiziellen Grundregel betrifft E-Invoicing Käufe und Verkäufe zwischen in Frankreich niedergelassenen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, auch bei Steuerbefreiung. Transaktionen mit im Ausland niedergelassenen Beteiligten oder nicht steuerpflichtigen Empfängern können stattdessen in das Transaktions-E-Reporting fallen. VAT-Nummer, Lieferadresse oder französischer Kunde sind daher nur Signale, keine alleinige Entscheidung. Unklare Niederlassungs-, Reverse-Charge- oder Sonderfälle erhalten im ERP den Status „steuerlich zu prüfen“ statt einer erfundenen Automatik. Ergänzen Sie die Matrix um ein erwartetes Ergebnis: E-Rechnung senden, E-Rechnung empfangen, Transaktion melden, Zahlung melden, außerhalb des bestätigten Umfangs oder manuelle Klärung. Hinterlegen Sie zu jeder Entscheidung Quelle, Freigabedatum und verantwortliche Person. So kann eine spätere Änderung von Vertrag, Leistungsweg oder Niederlassungsstatus gezielt eine Neubeurteilung auslösen, statt unbemerkt mit veralteten Regeln weiterzulaufen.