format faktury CII: definicja, znaczenie, kraje powiązane i pytania o oprogramowanie. Neutralny przewodnik ze źródłami, checklistą, FAQ i praktycznymi krokami.
CII oznacza Cross Industry Invoice. Jest to składnia XML opracowana w ramach UN/CEFACT, która pozwala zapisać dane faktury w sposób zrozumiały dla systemów informatycznych. W pliku CII znajdują się informacje o sprzedawcy, nabywcy, pozycjach faktury, podatkach, kwotach, terminach płatności, numerach zamówień i danych do rozliczenia. W praktyce CII nie jest wyglądem faktury, lecz technicznym sposobem przekazania jej treści.
W e-fakturowaniu najważniejsze jest to, aby faktura mogła zostać automatycznie odebrana, sprawdzona i zaksięgowana przez drugi system. CII służy właśnie temu celowi: zamienia fakturę na ustrukturyzowany komunikat XML. Dzięki temu odbiorca nie musi przepisywać danych z PDF-a, a system może od razu wykryć brakujące pola, błędne sumy lub niezgodności podatkowe.
EN 16931 określa europejski model semantyczny faktury elektronicznej, czyli zestaw danych i reguł biznesowych, które faktura powinna spełniać. CII jest jedną ze składni technicznych, w których można zapisać te dane. Innymi słowy: EN 16931 mówi, jakie informacje mają być na fakturze i jak powinny się ze sobą zgadzać, a CII opisuje, jak te informacje umieścić w pliku XML.
Faktura CII jest plikiem XML z ustandaryzowanymi elementami i atrybutami. Zamiast tabeli widocznej dla człowieka zawiera znaczniki opisujące strony transakcji, linie towarów lub usług, podstawy opodatkowania, stawki VAT, kwoty brutto i netto oraz warunki płatności. Taki plik można otworzyć w edytorze tekstu, ale do codziennej pracy potrzebny jest program, który pokaże dane w czytelnej formie i sprawdzi ich poprawność.
CII jest szczególnie istotny we Francji, ponieważ stanowi część formatu Factur-X. Factur-X łączy czytelny plik PDF z osadzonym w nim XML-em CII. Dla człowieka dokument wygląda jak zwykła faktura, natomiast system księgowy może odczytać dane strukturalne bez ręcznego przepisywania. Podobna koncepcja jest znana w Niemczech jako ZUGFeRD.
PDF jest przede wszystkim dokumentem do czytania, a nie pełnym nośnikiem danych dla automatyzacji. CII i UBL to natomiast składnie XML przeznaczone do wymiany danych między systemami. Obie mogą służyć do faktur zgodnych z EN 16931, ale są inaczej zorganizowane i częściej pojawiają się w różnych kontekstach. UBL jest bardzo często kojarzony z Peppol BIS Billing 3.0, a CII z Factur-X oraz wybranymi wdrożeniami krajowymi i branżowymi.
Poprawny plik CII musi być nie tylko dobrze zbudowanym XML-em. Trzeba sprawdzić również reguły biznesowe: zgodność sum, prawidłowe stawki podatku, obecność wymaganych identyfikatorów, walutę, daty, dane sprzedawcy i nabywcy, numery zamówień oraz informacje o płatności. W zależności od kraju, platformy lub odbiorcy mogą dojść dodatkowe reguły profilu, które decydują o przyjęciu albo odrzuceniu faktury.
Firma nie powinna zakładać, że każdy program do fakturowania obsługuje CII w sposób zgodny z wymaganiami odbiorcy. Warto sprawdzić, czy system potrafi wygenerować, zaimportować, zwalidować i zarchiwizować fakturę CII, a także czy obsługuje właściwe profile i komunikaty błędów. Dla ERP, platform e-commerce i narzędzi księgowych ważne są też mapowania pól: dane muszą istnieć w systemie źródłowym, zanim zostaną poprawnie zapisane w XML-u.
Nabywca, który wymaga faktur elektronicznych, może zapytać dostawcę, czy wystawia faktury w CII, Factur-X, UBL lub innym określonym formacie. Może też oczekiwać konkretnego profilu, identyfikatora zamówienia, numeru umowy, kodów podatkowych albo sposobu dostarczenia dokumentu. Dlatego przed rozpoczęciem wymiany warto ustalić nie tylko format pliku, ale też kanał wysyłki, zasady walidacji i procedurę poprawiania odrzuconych faktur.
Najbezpieczniejsze wdrożenie zaczyna się od testów na prawdziwych scenariuszach: faktura prosta, korekta, rabat, kilka stawek VAT, odwrotne obciążenie lub zwolnienie, koszty dostawy, płatność częściowa i obowiązkowy numer zamówienia. Takie testy pokazują, czy dane w systemie sprzedażowym, ERP lub księgowości są wystarczająco kompletne, aby utworzyć poprawny plik CII bez ręcznych obejść.
Ustal, czy odbiorca wymaga CII, Factur-X, UBL, Peppol BIS Billing 3.0 albo innego formatu faktury elektronicznej.
Sprawdź, czy wymaganie dotyczy samej składni XML, konkretnego profilu EN 16931 czy także kanału przesyłania faktury.
Zweryfikuj, czy system fakturowy lub ERP potrafi generować poprawny plik CII bez ręcznej edycji XML-a.
Upewnij się, że w danych źródłowych są wszystkie pola potrzebne do faktury: strony, adresy, identyfikatory, daty, waluta, pozycje, podatki i płatność.
Przetestuj obliczenia VAT, zaokrąglenia, rabaty i sumy na kilku typowych oraz nietypowych fakturach.
Sprawdź, czy narzędzie waliduje zarówno strukturę XML, jak i reguły EN 16931 oraz reguły profilu odbiorcy.
Zapytaj nabywcę, czy akceptuje Factur-X z osadzonym CII, osobny plik XML CII czy inny wariant dostarczenia.
Przygotuj procedurę obsługi odrzuceń: odczyt błędu, poprawka danych, ponowna wysyłka i zapis historii zmian.
Ustal zasady archiwizacji, aby przechowywać dokładnie tę wersję faktury, która została wysłana lub odebrana.
Przeszkol zespół finansowy, czym różni się faktura czytelna dla człowieka od pliku strukturalnego używanego przez systemy.
Udokumentuj wymagania najważniejszych klientów i platform, aby uniknąć zmiany ustawień przy każdej wysyłce.
Przed uruchomieniem produkcyjnym wykonaj test z rzeczywistym odbiorcą albo środowiskiem testowym platformy, jeśli jest dostępne.
CII oznacza Cross Industry Invoice. Jest to składnia XML służąca do zapisu ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, którą mogą przetwarzać systemy informatyczne.
Nie. Faktura elektroniczna to szersze pojęcie, a CII jest jednym z technicznych formatów, w których można zapisać jej dane.
EN 16931 definiuje europejski model danych i reguły faktury elektronicznej. CII jest składnią XML, która może te dane zapisać w technicznej postaci.
Tak. Faktura CII ma postać pliku XML z określoną strukturą elementów, które opisują dane faktury, podatki, kwoty i strony transakcji.
Nie w wygodny sposób. XML CII jest przeznaczony głównie dla oprogramowania. Do czytania przez człowieka potrzebny jest podgląd w programie albo format hybrydowy, taki jak Factur-X.
Factur-X to format hybrydowy: zawiera PDF widoczny dla człowieka oraz osadzony XML CII dla systemów. CII jest więc częścią strukturalną dokumentu Factur-X.
Tak. We Francji CII jest istotny przede wszystkim przez Factur-X, który wykorzystuje XML CII osadzony w pliku PDF.
Nie. CII i UBL to dwie różne składnie XML. Obie mogą być powiązane z EN 16931, ale mają inną strukturę i bywają stosowane w innych środowiskach wymiany.
Peppol BIS Billing 3.0 jest najczęściej kojarzony z UBL. Wymagania zawsze należy sprawdzić u odbiorcy, operatora lub platformy, ponieważ format zależy od konkretnego kanału wymiany.
Najczęstsze powody to brak wymaganych pól, błędne identyfikatory, niespójne sumy, problemy z VAT, niewłaściwy profil albo niezgodność z dodatkowymi regułami platformy lub kraju.
Zwykle nie. Małe firmy najczęściej korzystają z programu do fakturowania, księgowości albo platformy, która tworzy plik CII na podstawie danych wprowadzonych w normalnym formularzu.
Zapytaj dostawcę systemu o generowanie, import, walidację, archiwizację i obsługę profili CII. Warto poprosić także o przykładowy plik oraz raport z walidacji.
Nie zawsze. W części procesów najważniejszy jest plik strukturalny, a w innych nadal występuje PDF. Factur-X łączy oba podejścia, bo zawiera PDF oraz dane CII.
Warto zapytać o format, profil, kanał dostarczenia, wymagane identyfikatory, numer zamówienia, zasady walidacji i sposób poprawiania faktur odrzuconych przez system.
Priorytetowo traktujemy oficjalne źródła rządowe i UE, gdy są dostępne, oraz pokazujemy daty weryfikacji.
E-Invoice Finder
