1. Ustal zakres zamknięcia i system właściwy dla każdego stanu
Zacznij od macierzy zakresu, a nie od porównania dwóch przypadkowych raportów. Dla każdej francuskiej jednostki prawnej określ SIREN, używane SIRET-y, plateforme agréée (PA), system ERP, moduły zobowiązań i należności, rachunki lub system skarbowy oraz okres sprawozdawczy. Zapisz także kierunek dokumentu: faktury zakupowe przychodzące i sprzedażowe wychodzące. Jeżeli grupa korzysta z kilku PA, kilku instancji ERP albo centrum usług wspólnych, wyznacz granice osobno, aby dokument jednej spółki nie zamaskował braku w innej. Następnie przypisz znaczenie każdemu źródłu. PA potwierdza obsługę faktury i komunikatów cyklu życia w swoim zakresie; ERP jest źródłem informacji o dokumencie księgowym; AP lub AR pokazuje kolejkę, zatwierdzenie i otwarte pozycje; bank lub system zarządzania płynnością potwierdza ruch pieniężny; narzędzie raportowe prezentuje wynik, ale nie powinno samodzielnie tworzyć prawdy źródłowej. PA nie zastępuje księgi głównej, a status platformy nie dowodzi automatycznie zaksięgowania, akceptacji biznesowej, zapłaty ani prawidłowego ujęcia podatkowego. DGFiP wskazuje, że przedsiębiorstwa objęte reformą od 1 września 2026 r. korzystają z zatwierdzonych platform do wysyłania i odbierania e-faktur oraz przekazywania danych transakcyjnych i płatniczych. Nie oznacza to jednak narzuconej przez DGFiP miesięcznej procedury uzgodnienia. Częstotliwość, progi, właściciele kontroli i podpis są zalecanymi mechanizmami wewnętrznymi. Przed uruchomieniem kontroli zatwierdź kartę zakresu: jednostki, okres, waluty, typy dokumentów, kanały, wyłączenia oraz osobę odpowiedzialną za każde źródło.