Praktische checklist voor DATEV en E-Rechnung in Duitsland: ontvangstplicht, ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931, archief, boekhouder en softwaredemo.
Veel Duitse kmo’s werken direct of via hun boekhouder met DATEV. E-Rechnung-gereedheid is daardoor ook een overdrachtsproces: ontvangst, validatie, goedkeuring, boeking, archief en export. De BMF-FAQ beschrijft regels voor binnenlandse B2B-transacties vanaf 2025, met overgangsregels voor uitgaande facturen.
Vanaf 1 januari 2025 moeten betrokken bedrijven E-Rechnungen kunnen ontvangen. Voor verzenden gelden overgangsfasen tot eind 2027; vanaf 2028 wordt binnenlandse B2B-brede verzending verwacht. Plan daarom ontvangst eerst, daarna uitgaand formaat, uitzonderingen en bewijs.
Vraag naar EN 16931-conforme data, niet alleen naar PDF. Belangrijke termen zijn XRechnung, ZUGFeRD, XML, hybride factuur, Leitweg-ID in sommige B2G-gevallen, GoBD-archief, validatie en boekhoudimport.
Leg vast wie leveranciersfacturen ontvangt, validatiefouten oplost, betaling goedkeurt, boekt en archiveert. Als DATEV Unternehmen online of een gekoppelde flow wordt gebruikt, moeten XML, leesbare weergave, status en boekingsinformatie zichtbaar zijn.
Test een ZUGFeRD-leveranciersfactuur, een XRechnung XML, een gewone PDF, een creditnota, een factuur zonder btw-nummer, een B2G-case met Leitweg-ID en een archiefzoekopdracht. De demo moet gebruikersbeeld, boekhoudbeeld en bewijs na boeking tonen.
Beoordeel DATEV-koppeling, EN 16931-validatie, ZUGFeRD/XRechnung, preview, archief, export, rechten, dubbele factuurdetectie, correcties, Duitse support, duidelijke prijs en updates op officiële richtlijnen.
Een e-mailinbox is geen gecontroleerde ontvangstflow. PDF’s en E-Rechnungen hebben aparte regels nodig. Archiveer niet alleen de zichtbare weergave als gestructureerde data nodig is. Wacht niet met stamdata en goedkeuringen.
Plan 45 minuten met softwareleverancier en boekhouder. Neem testbestanden, huidige factuurkanalen en uitzonderingen mee. Leg verantwoordelijkheden en testbewijs vast.
Test niet alleen of een bestand kan worden geüpload. Controleer of originele XML, leesbare weergave, validatieresultaat, boekingsinformatie, gebruikersrechten en zoekfunctie na verwerking beschikbaar blijven. Het team moet later kunnen aantonen welke factuur binnenkwam, wie goedkeurde, waar de gestructureerde data is bewaard en hoe informatie kan worden geëxporteerd.
Vraag vóór een module of softwarewissel waar facturen binnenkomen, hoe het formaat wordt herkend, wie fouten ziet, hoe duplicaten worden geblokkeerd, of creditnota’s dezelfde flow volgen en hoe de boekhouder documenten ophaalt. Vraag ook wat gebeurt bij een gewone PDF, een B2G-factuur met Leitweg-ID, een klant die XRechnung of ZUGFeRD vraagt en een systeemstoring. Zo koopt u geen losse exportfunctie, maar een bruikbaar dagelijks proces.
Gebruik in de test een leverancier met maandelijkse factuur, een creditnota en een factuur die laat binnenkomt. Controleer of goedkeuring op tijd gebeurt, of de boeking gekoppeld blijft aan het gestructureerde bestand en of de boekhouder bij maandafsluiting dezelfde informatie ziet als het interne team. Juist zulke normale situaties tonen of de workflow dagelijks betrouwbaar is.
Als de test laat zien dat ontvangst, archief of boekhoudertoegang onduidelijk is, behandel dit als een managementbesluit en niet als een klein IT-detail. Kies dan of het huidige pakket wordt uitgebreid, een DATEV-koppeling wordt aangepast of een nieuw proces nodig is. Noteer kosten, eigenaar, deadline en risico per optie, zodat de voorbereiding vóór de verplichte uitgaande fase niet blijft hangen.
Bevestig Duitse binnenlandse B2B-facturen in scope
Maak ontvangst van E-Rechnungen operationeel
Test ZUGFeRD en XRechnung met echte voorbeelden
Spreek DATEV-toegang, boeking en archief af
Scheid PDF, EDI, B2G en kleine bedragen
Controleer btw-data, stamdata, betaling en goedkeuring
Test archief, zoeken, export en rechten
Wijs eigenaar toe voor afwijzingen, duplicaten en onleesbare bestanden
Nee. De Duitse regels schrijven DATEV niet voor. DATEV is praktisch relevant omdat veel boekhouders en kmo’s ermee werken.
Een gewone PDF is geen gestructureerde E-Rechnung. ZUGFeRD kan een PDF-laag bevatten, maar de gestructureerde data blijft essentieel.
Voor betrokken binnenlandse B2B-transacties vanaf 1 januari 2025. Voor verzenden gelden overgangsregels.
Vraag naar geaccepteerde formaten, uploadkanaal, foutafhandeling, XML-archief, boeking en vindbaarheid na verwerking.
XRechnung is XML; ZUGFeRD combineert PDF-weergave en data. De keuze hangt af van ontvanger, software en boekhoudproces.
In sommige gevallen bestaan overgangsregels, maar dat is geen reden om gestructureerde verzending uit te stellen.
Onduidelijk eigenaarschap: facturen in e-mail, boeking elders, goedkeuring apart en afwijzingen zonder verantwoordelijke.
Nee. Dit is praktische software- en procesinformatie. Bevestig details met officiële bronnen en een gekwalificeerd adviseur.
Gebruik de landhub voor alle gerelateerde deadlines, checklists, formaatgidsen en softwarevergelijkingen.
We geven voorrang aan officiële overheids- en EU-bronnen waar beschikbaar en tonen controledatums zichtbaar.
E-Invoice Finder
